Лабораторная работа №2.

Тема: Ввод в таблицу различных типов данных Изменение введенных данных

Цель работы: научиться вводить различные типы данных в рабочие таблицы, изменять данные в ячейках, а при необходимости отменять исправления.

Типы данных

Для создания таблицы и дальнейшего ее использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных для работы в Excel:

1.Текстовые

2.Числовые

3.Даты

4.Времени

5.Формулы

6.Функции

В этой работе вы узнаете, как вводить текстовые и числовые данные, а также дату и время. В следующих работах вы научитесь вводить формулы и функции.

Введение текста

Текстовые данные представляют собой последовательность букв, цифр и пробелов между ними. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по ее левому краю.

Чтобы ввести текст, выполните следующие действия.

1. Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь ввести текст.

2. Наберите его. Текст появляется в ячейке и в строке формул .

3. Нажмите <Enter>. Текст в ячейке выровняется по ее левому краю. (Вы также можете нажать клавишу <ТаЬ> или воспользоваться другим способом перемещения по ячейкам, если после введения текста в эту ячейку хотите перейти к следующей.) Если при вводе текста вы сделали ошибку, вос-пользуйтесь клавишей <Esc>.

Не помещается! Чтобы расширить столбец для размещения в нем всего текста, переместите указатель мыши на его заголовок, Дважды щелкните на правой границе заголовка. Более подробно об этом вы узнаете в дальнейшем.

Заголовки столбцов и строк

Заголовки столбцов и строк идентифицируют тип вводимых вами данных. Заголовки столбцов, как правило, вводят в первую строку, а заголовки строк - в первый столбец. Заголовки столбцов часто содержат дни, месяцы, годы или другие периоды дат, а заголовки строк соответствуют категориям данных (например, название продукции, имена сотрудников и т.п.). При введении заголовков столбцов удобнее пользоваться клавишей <ТаЬ>, а не <Enter>. А при введении заголовков строк пользуйтесь кнопками перемещения.

Добавление примечаний

Чтобы подробно описать данные, находящиеся в ячейках, используйте возможность добавления примечаний к ним (например, опишите назначение содержащейся в ней формулы). Если вы хотите добавить к ячейке примечание, сделайте следующее.

1. Активизируйте необходимую ячейку.

2. Откройте меню Вставка и выберите в нем пункт Примечание или щелкните на кнопке Создать примечание, расположенной на панели Рецензирование.

3. Наберите текст примечания .

4. Щелкните за пределами окна примечаний. В правом верхнем углу появится красный треугольничек, символизирующий наличие примечания к этой ячейке.

Вы хотите просмотреть примечание? Просто установите указатель мыши в эту ячейку. Чтобы изменить текст примечания, активизируйте ячейку с ним. В меню Вставка выберите пункт Изменить примечание. Введите необходимые изменения и щелкните за пределами окна примечаний - таким образом изменения сохранятся. Для удаления примечания активизируйте ячейку, в меню Правка вы-берите пункт Очистить, а в его подменю - пункт Примечания.

Введение числовых данных

Числовые данные представляются в виде последовательности цифр 0-9 с использованием специальных символов (+, -, /), запятых, дефисов и круглых скобок. Однако применение специальных символов (р., %) здесь необязательно, поскольку вы можете просто написать числа (например, 700 и 81295), а затем отформатировать ячейку под определенный тип данных, которые автоматически примут вид (700,00р и 81295,00р или р.700 и р.81295) в зависимости от заданного вами формата.

Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее.

1. Активизируйте необходимую ячейку.

2. Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной записью (О, ...), либо натуральной (например, 1/2).

3. Нажмите <Enter>. Введенное число автоматически выровняется по правому краю.

Введение даты и времени

Подобные данные вводятся в самых различных форматах. Когда вы вводите дату в одном из форматов, представленных в табл. 2.1, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для проведения дальнейших вычислений, производимых с датами.

Таблица 2.1. Форматы представления даты и времени

Формат	Пример
ДД МММ	6 сен
ДД МММ ГГ	28 Окт 91
чч:мм	16:50
ЧЧ:ММ АМ/РМ	7:45 РМ
чч:мм:сс	8:22:59
ЧЧ:ММ:СС АМ/РМ	11:45:16 AM
М.Д	4.8
дд.мм.гг	4.8.58
дд.мм.гг чч:мм	11.8.80 4:20
ДЦ МЕСЯЦ ГГГГ	3 Сентябрь 1993
МЕСЯЦ ГГ	Сентябрь 93
МММ ГГ	Янв92
мм-гг	4-58

Чтобы правильно вводить дату и время, соблюдайте следующие инструкции.

1. Щелкните на интересующей вас ячейке.

2. Наберите данные в понравившемся вам формате. Из специальных символов используйте только дефис (-) или косую черту (/).

3. Нажмите <Enter>. Дата или время выровняются по правому краю. Если Excel не воспринимает введенных вами данных, она расценит их как текст и выровняет соответственно по левому краю ячейки.

Если вы хотите ввести целый столбец дат в одном формате, то задайте его до процедуры введения. При введении данных они автоматически будут приведены к одному формату. Например, вам нравится формат ДД МЕСЯЦ, ГГГГ. Чтобы не утруждать себя и не вводить каждую дату в таком формате, вы форматируете необходимый столбец и вводите 3/9/93. Эта дата автоматически преобразуется в предложенный вами формат - 3 Сентябрь, 1993. Чтобы отформатировать весь столбец, щелкните на его заглавии. Откройте меню Формат и выберите в нем Ячейки. На вкладке Число выберите необходимый формат и щелкните на нем.

Опять не помещается? При введении слишком длинной даты в ячейке появляется It It It И II И Н#. Таким образом Excel извещает вас о недостаточной ширине столбца. ,

До или после? По умолчанию 8:20 всегда воспринимается как "до полудня", а не "после". Следовательно, если вы пользуетесь 12-часовой шкалой, не забывайте всякий раз приписывать РМ или AM.

Быстрое копирование данных

Чтобы скопировать уже введенные данные, выполните следующее.

1. Установите указатель мыши на границу диапазона ячеек.

2. Перетащите курсор в виде черного крестика на необходимую ячейку . При этом появится всплывающая подсказка, указывающая, какие именно ячейки копируются.

Если вы копируете числа, названия месяцев или другие данные, которые могут быть интерпретированы как серии (например, Январь, Февраль и т.д.), и не хотите создавать такую серию, намереваясь просто переписать содержимое, то во время перетаскивания удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.

Введение данных с автозаполнением

Процедура введения последовательностей данных (например январь, февраль, март или 1994, 1995, 1996) похожа на операцию копирования. При перетаскивании содержимого ячейки функция Автозаполнение сделает за вас всю рутинную работу, интерпретируя содержимое первой ячейки, а затем создавая необходимую последовательность. Например, если вы введете Понедельник и будете перетаскивать это слово в соседнюю ячейку, вы автоматически получите последовательность дней недели: Понедельник, Вторник, Среда и т.д. При перетаскивании всплывающая подсказка уведомляет вас о копируемом содержимом, что позволяет вам остановиться именно в нужный момент.

Введение пользовательских последовательностей

Функция Автозаполнение работает только с ограниченным числом типов данных, которые приведены в табл. 2.2.

Таблица 2.2. Типы данных используемых функцией Автозаполнение

Последовательность	Начальные значения	Дальнейшие значения
Числовая	1, 2,	1, 2, 3,4
	100, 99,	100, 99, 98, 97
	1, 3	1, 3, 5, 7
	10, 20	10, 20, 30, 40
	10, 50	10, 50, 90, 130
Даты	Пн., Ср.	Пн., Ср., Пт.
	Фев., май	Фев., май, авг.

Итак, если вы задаете два начальных значения последовательности, то остальные вычисляются автоматически. Чтобы задать последовательность, сделайте следующее.

1. Введите первое значение в соответствующую ячейку и нажмите клавишу <Enter>.

2. Перейдите ко второй ячейке и введите в нее следующее значение последовательности.

3. Выделите обе ячейки.

4. Перетащите их на необходимое место. Их значения автоматически пересчитаются в соответствии с заданной последовательностью .

Ввод данных с использованием функции Автозавершение

При вводе нескольких начальных букв фразы, которые уже вводились, функция Автозавершение автоматически введет в ячейку всю фразу. Но при этом следует заметить, что функция Автозавершение работает только со столбцами и не работает со строками, т.е. текст автоматически вводится только в том случае, если он уже встречался в ячейке текущего столбца. Предположим, необходимо ввести название одних и тех же стран в одном столбце несколько раз. Вы вводите название страны только один раз, а дальше этим занимается функция Автозавершенис.

По умолчанию данная функция постоянно активная, и вам не придется утруждать себя ее под-ключением. Но если она вас все же раздражает, отключите ее. Для этого откройте меню Сервис и выберите пункт Параметры. На вкладке Правка снимите флажок Автозаполнение значений ячеек.

Чтобы воспользоваться функцией Автозавершение при вводе данных, следуйте дальнейшим инструкциям.

1. Наберите в ячейке Англия и, нажав на клавишу перемещения вниз, перейдите на ячейку ниже. Наберите Испания и вновь нажмите клавишу перемещения вниз. Теперь наберите Франция и опять перейдите ниже.

2. Наберите букву "а" -в ячейке появится "Англия". Нажмите <Enter> для введения данного значения в ячейку. (Таким же образом при вводе букв "и" и "ф" будут соответственно появляться "Италия" и "Франция".)

3. Чтобы увидеть список автоматически заменяемых словосочетаний, установите указатель мыши на ячейку и щелкните правой кнопкой. Во всплывающем меню щелкните на пункте Выбрать из списка... . Появится список автоматически заменяемых выражений, представленных по алфавиту, который автоматически был создан при вводе вами слов в ячейках столбца.

4. Щелкните на слове, которое вы хотите ввести в данную ячейку.

Редактирование данных

После введения данных вы можете исправить их в самой ячейке и в строке формул. Для этого сделайте следующее.

1. Выделите необходимую ячейку.

2. Щелкните в строке формул, нажмите клавишу <F2> или дважды щелкните в этой же ячейке. Таким образом ячейка переходит в режим редактирования. (В строке состояния появляется надпись Правка.)

3. Нажмите клавиши <- или -> для перемещения курсора по тексту содержимого ячейки. Для удаления расположенного слева от курсора символа используйте клавишу <Backspace>, а для символа, расположенного справа, - клавишу <Delete>. Затем введите недостающие данные.

4. Нажмите клавишу <Enter> или щелкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул, для введения в ячейку новых данных. Если вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щелкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу <Esc>.

Проверка правописания

Введенный в ячейки текст можно проверить на наличие орфографических ошибок. Чтобы активизировать функцию проверки правописания, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Орфография, расположенной на стандартной панели инструментов. Excel определит первое неправильно написанное слово и высветит его в появившемся диалоговом окне. Возможный правильный вариант будет предложен в текстовом поле Заменить на ... .

2. Чтобы изменить данное слово на предлагаемое, щелкните на кнопке Заменить. Чтобы заменить данное слово по всему тексту, щелкните на кнопке Заменить все.

3. Если предложенное для замены слово вам не подходит, то для выполнения нужных исправлений проделайте следующее.

* Выберите правильный вариант из предлагаемого списка, а затем щелкните на кнопке Заменить или Заменить все. (Просмотрите список предлагаемых вариантов, щелкнув на кнопке Варианты.)

* Введите ваш вариант в поле Заменить на ..., а затем щелкните на кнопке Заменить или Заменить все.

* Щелкните на кнопке Пропустить, если проводить замену нет необходимости.

* Щелкните на кнопке Пропустить все, чтобы дальше в тексте данное слово не считалось ошибочным.

* Щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить слово в словарь Excel.

4. После проверки всех неправильно введенных слов появится окно с сообщением об окончании проверки правописания. Щелкните на кнопке ОК.

Использование функции Автозамена при исправлении орфографических ошибок

При использовании функции Автозамена некоторые часто допускаемые ошибки в словах исправляются автоматически. Поэтому если вы введете неправильное слово (например, эот вместо этот), а затем нажмете <Enter>, то ошибочный вариант изменится на правильный. Также в Excel возможно автоматическое исправление в слове двух подряд введенных прописных букв на одну. Например, если вы введете КРым и нажмете <Enter>, то вместо этого на экране высветится Крым. Кроме того, начальная буква первого слова в предложении тоже автоматически преобразуется в прописную.

Вы можете "научить" Excel исправлять ошибки, которые вы чаще всего делаете в словах при вводе текста. Например, если вы часто пишете прикрасный вместо прекрасный, то добавьте данное слово в список исправлений, производимых функцией Автозамена. Более того, функция Автозамена используется для отображения полных названий при введении аббревиатур (например, КГУ заменяется на Костанайский государственный университет). Это выполняется следующим образом.

1. Откройте меню Сервис и выберите в нем опцию Автозамена.

2. Введите в диалоговом окне заменяемое слово в поле Заменять.

3. Введите заменяющее слово в поле На.

4. Щелкните на кнопке Добавить для добавления данного исправления в список автозамен.

5. Если вы хотите избавиться от какого-либо варианта автозамены в списке, то выделите его, а затем щелкните на кнопке Удалить.

Отмена проведенного действия

Во время работы в Excel вы можете отменить практически любое проведенное вами действие, включая введение данных в ячейки. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отменить, находящейся на стандартной панели инструментов. Чтобы отменить отмененное действие, щелкните на кнопке Вернуть, расположенной рядом с кнопкой Отменить.

Отменить/Вернуть больше, чем на один шаг. Обычно при щелчке на кнопке Отменить или Вернуть, отменяется или возвращается только одна (последняя) проделанная операция. Чтобы отменить или вернуть операцию, проделанную за несколько шагов до последней, щелкните на стрелочке, расположенной рядом с указанными кнопками. Из раскрывающегося списка выберите действие, которое необходимо отменить (вернуть).

Выделение ячейки

Прежде чем копировать, перемещать или удалять данные в ячейках, нужно сперва их выделить и только потом выполнять вышеперечисленные операции.

* Для выделения одной ячейки просто щелкните на ней.

* Чтобы выделить группу (диапазон) соседних ячеек, щелкните в левом верхнем углу группы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите ее указатель в правый нижний угол, а затем отпустите кнопку.

* Для выделения несмежных ячеек удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.

* Чтобы выделить целый столбец (строку), щелкните на его (ее) заголовке.

* Для выделения группы соседних столбцов или строк перетащите указатель мыши по их заголовкам.

* Чтобы выделить несмежные строки или столбцы, щелкните на их заголовках, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>.

Диапазон - группа смежных ячеек.

Копирование данных

При копировании и перемещении данные, с которыми выполняются эти операции, размещаются временно в области памяти, называемой буфером обмена, что позволяет копировать данные в дру-гие области листа, на другой лист или рабочую книгу. При копировании данные остаются в ячейке-источнике и размещаются в указанной вами ячейке-приемнике.

Копирование данных проводится следующим образом.

1. Выделите ячейки, содержимое которых необходимо копировать.

2. Щелкните на кнопке Копировать, расположенной на стандартной панели инструментов. При этом содержимое ячейки (ячеек) скопируется в буфер обмена.

3. Выберите первую ячейку, в которую будут копироваться данные. (Чтобы скопировать данные на лист другой рабочей книги, перейдите к ней, когда выйдете из текущей книги.)

4. Ним Щелкните на кнопке Вставить, расположенной на той же стандартной панели инструментов. Данные появятся в выбранной вами ячейке. Одни и те же данные можно копировать в различные области, многократно повторяя операцию Вставить.

Будьте осторожны! При копировании или перемещении данных не вставьте их в уже заполненные ячейки.

Перетаскивание данных

Быстрее можно копировать данные, просто перетаскивая их с помощью мыши.

Выделите ячейки, которые необходимо копировать, нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>, а затем перетащите рамку выделенного диапазона ячеек в нужное место . После того как вы отпустите кнопку мыши, данные скопируются. (Если вы забыли нажать клавишу <Ctrl> при перетаскивании, то данные не скопируются, а переместятся.)

Чтобы вставить данные между указанными ячейками, при перетаскивании удерживайте нажатыми клавиши <Ctrl+Shift>.

Для перетаскивания данных на другой лист при движении указателя мыши к ярлычку листа удерживайте нажатыми клавиши <Ctrl+Alt>. После перехода на другой лист вы можете отпустить кнопку мыши и таким образом скопировать данные в необходимое место.

Перемещение данных

Операция перемещения данных очень похожа на копирование. Различие лишь в том, что в первом случае данные вырезаются из ячейки-источника, а во втором - остаются.

Перемещение данных выполняется следующим образом.

1. Выделите интересующие вас ячейки.

2. Щелкните на кнопке Вырезать.

3. Выделите первую ячейку, в которую хотите переместить данные. Для перемещения данных на другой рабочий лист просто перейдите на него.

4. Щелкните на кнопке Вставить.

Для более быстрого перемещения данных перетащите их с помощью мыши. Сначала выделите данные, которые необходимо переместить, а затем просто перетащите их. Чтобы вставить данные между указанными ячейками, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу <Shift>, а при перемещении их на другой лист - клавишу <Alt>. На новом листе опустите данные в необходимой области.

Контекстное меню. При копировании и перемещении используйте контекстное меню. Для этого выделите необходимую ячейку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в появившемся меню необходимую команду.

Удаление данных

Для удаления данных из ячейки вам необходимо выделить ячейку, а затем нажать клавишу <Delete>. Тем не менее в Excel существует несколько других способов удаления содержимого ячеек.

* Используя команду Очистить в меню Правка, вы можете удалить только формат ячейки или примечания к ней, а не ее содержимое. Формат ячейки включает в себя ее цвет, стиль ограничивающих ее линий, размер использованного шрифта, числовой формат и т.д. Детально о формате вы узнаете немного позже.

* Используя команду Удалить из того же меню, вы удаляете не только формат, но и содержимое ячейки.

Чтобы очистить примечание или формат ячейки, сделайте следующее.

1. Выделите необходимые ячейки.

2. Откройте меню Правка и выберите в нем пункт Очистить.

3. В появившемся подменю выберите одну из опций: Все (для полного удаления ячейки, включая формат и примечания). Форматы, Содержимое или Примечания.

Поиск и замена данных

Используя функции Найти и Заменить, вы сможете отыскать введенные данные, и при необходимости заменить их. Если вы неправильно ввели текст, число или формулу, вы легко можете найти их на рабочем листе и заменить, используя опцию Заменить из меню Правка.

Чтобы отыскать и заменить необходимые данные, следуйте дальнейшим инструкциям.

1. Откройте меню Правка и выберите в нем пункт Заменить. Появится диалоговое окно.

2. Введите в поле Что текст, который требуется заменить.

3. Щелкните на поле Заменить на, а затем введите новый вариант.

4. В поле Просматривать укажите способ, с помощью которого хотите просматривать лист: по столбцам или построчно.

5. Если вы хотите заменить введенным значением только первое вхождение листа, щелкните на кнопке Заменить; если же необходимо заменить все вхождения листа, то щелкните на кнопке Заменить все.

В этой лабораторной вы познакомились с тем, как изменять данные в ячейках и отменять проведенные изменения. В частности, вы научились копировать, перемещать и удалять данные.